De Belastingdienst ziet het als eindheffingsloon aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk. Dan moet het aanwijzen wel redelijk zijn. Maar wat beschouwt de Belastingdienst als niet redelijk?
Gebruikelijkheidstoets
De werkkostenregeling kent een gebruikelijkheidstoets. Deze toets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je onder kunt brengen in de vrije ruimte. Kort gezegd houdt de gebruikelijkheidstoets in dat je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de vrije ruimte kunt onderbrengen als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt.
Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, maar het moet ook gebruikelijk zijn dat de werknemer deze belastingvrij van jou krijgt en dat je de belasting via eindheffing voor jouw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van de werknemers voor jouw rekening te nemen.
Doelmatigheidsgrens en redelijkheid
De gebruikelijkheidstoets is bedoeld om excessen tegen te gaan. Daarom is er een doelmatigheidsgrens. Zolang de vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen per werknemer per jaar niet meer zijn dan € 2.400, gaat de Belastingdienst ervan uit dat dit in ieder geval gebruikelijk is.
Let op! De afwijking van 30% geldt niet voor het bedrag van de doelmatigheidsgrens, deze is maximaal € 2.400 en niet 30% hoger.
Een aanvullende eis is dat ook binnen deze € 2.400 de toepassing van de werkkostenregeling redelijk blijft. De Belastingdienst heeft nu twee voorbeelden gegeven van onredelijke situaties. Zo is het niet redelijk om een deel van de stagevergoeding waar een stagiaire recht op heeft, aan te wijzen als eindheffingsloon. De Belastingdienst vindt het evenmin redelijk dat als een werknemer het minimumloon verdient, een werkgever een deel van dat loon aanwijst als eindheffingsloon.