Jouw werknemer die beschikt over belangrijke persoons- en privacygevoelige gegevens, gaat het bedrijf verlaten. Je wil niet dat de bedrijfsgegevens op straat komen te liggen. Neem daarom maatregelen en maak goede afspraken met de (ex-) werknemer.
Hoe vaak gebeurt het niet dat als een werknemer uit dienst is, hij nog kan inloggen op het ICT-systeem van een bedrijf? Heb je de login van de bedrijfspagina voor deze werknemer op social media geblokkeerd? Heb je ook gedacht aan de login van ICT-netwerken van bedrijven waarmee je samenwerkt?
Maak goede afspraken
Maak daarom afspraken en tref de benodigde maatregelen als jouw werknemer uit dienst gaat. Als werkgever moet je, in het kader van de strengere privacywet AVG die per 25 mei is ingegaan, namelijk zorgvuldig omgaan met persoons- en privacygevoelige gegevens, zoals salarissen, BSN-nummer en klantgegevens. Daarom moet je het bedrijf, en ook medewerkers, beschermen tegen onder andere het onrechtmatig verwerken, vernietigen en opslaan van deze gegevens.
Zijn de usb-sticks ingeleverd?
Waaraan moet je denken? Zorg ervoor dat de (ex-)werknemer op de datum dat hij uit dienst gaat, bedrijfseigendommen, zoals usb-sticks, een laptop, mobiele telefoon en desktop, inlevert. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat de ex-werknemer niet meer kan inloggen op het netwerk van jouw bedrijf, niet meer kan inloggen op de sociale media van jouw bedrijf of andere ICT-netwerken van bedrijven waarmee je samenwerkt. Vraag jezelf ook af of de (ex-)werknemer elders, bijvoorbeeld thuis, beschikt over privacy- en persoonsgevoelige informatie.
Tip: neem in de beëindigingsovereenkomst op dat als de ex-medewerker alsnog bij privacy- en persoonsgevoelige informatie kan, de ex-medewerker jouw bedrijf hiervan onmiddellijk op de hoogte brengt.