Als je als ondernemer verhuist, kan je onder voorwaarden de kosten ervan ten laste van de winst brengen. Soortgelijke voorwaarden gelden ook als je jouw personeel een belastingvrije vergoeding wil geven vanwege een verhuizing. Wanneer zijn de verhuiskosten zakelijk?
Zakelijkheid voorop
Uitgangspunt is dat verhuiskosten voor een ondernemer aftrekbaar zijn. Je kunt verhuiskosten belastingvrij aan personeel vergoeden als het een zakelijke verhuizing betreft. Voor beide situaties geldt een vast bedrag van € 7.750. Dit bedrag is exclusief de kosten van het overbrengen van de inboedel, die je ook mag aftrekken.
Zakelijke verhuizing
Een verhuizing is in ieder geval zakelijk als je als ondernemer binnen twee jaar, na de start of verplaatsing van jouw bedrijf, verhuist. Voor de werknemer geldt de eis dat zij binnen twee jaar na aanvaarding van een andere baan of overplaatsing verhuizen. Bovendien moet voor zowel jou als jouw werknemers de afstand woning-werk vóór verhuizing minstens 25 km bedragen en moet na verhuizing die afstand met minstens 60% zijn afgenomen.
Voorbeeld: je woont in Utrecht en start een onderneming in Apeldoorn. Je besluit daarom binnen twee jaar na de start te verhuizen naar Deventer.
Uitwerking: De afstand Utrecht-Apeldoorn bedraagt 67 km. De afstand Deventer-Apeldoorn bedraagt 18 km. De afstand vóór verhuizing bedroeg dus meer dan 25 km. De afstand na verhuizing is met 49 km bekort, ofwel met 73%. Je voldoet dus aan beide voorwaarden en kunt een bedrag van € 7.750 plus de kosten van het overbrengen van de inboedel ten laste van de winst brengen.
Zakelijkheid aantonen
Een verhuizing is ook zakelijk als niet aan de voorwaarden voldaan wordt maar de zakelijkheid aangetoond kan worden. Een werknemer verhuist bijvoorbeeld pas na twee jaar omdat hij een andere functie krijgt en daarom voortaan bij een inbraakalarm binnen 15 minuten ter plekke moet zijn. De zakelijkheid moet je in dergelijke situaties aannemelijk kunnen maken.
Tip: bij een niet zakelijke verhuizing kan je belastingheffing bij werknemers voorkomen door de vergoeding onder te brengen in (de vrije ruimte van) de werkkostenregeling.
Heb je verhuisplannen met jouw bedrijf of moet jouw personeel verhuizen? Wij adviseren je graag over de fiscale mogelijkheden.