Ga je dit jaar op wintersport? Vergeet dan niet alert te zijn op zakelijke facturen. Je kunt de btw namelijk onder voorwaarden terugvragen. Tevens kan je zakelijke kosten van de winst aftrekken.
Wat is zakelijk?
Ook tijdens de wintersport kan je zakelijke kosten maken. Ga je bijvoorbeeld met de auto van de zaak, dan is de getankte brandstof een zakelijke kostenpost en de btw dus aftrekbaar. Dat de rit privé is, is niet van belang, want voor het privégebruik word je zowel in de inkomstenbelasting als in de btw al gecorrigeerd. Ook kan je bijvoorbeeld denken aan een nieuwe laptop, omdat de huidige uitgerekend tijdens de vakantie de geest geeft. Als je de laptop zakelijk gebruikt, is de btw aftrekbaar, ook als je deze tijdens de vakantie aanschaft.
Btw terugvragen
In beginsel kan je de btw terugkrijgen op zakelijke uitgaven die je binnen alle landen van de Europese Unie (EU) doet. Dit gaat tegenwoordig via de Nederlandse Belastingdienst. Je moet een verzoek hiervoor digitaal indienen. Daartoe heb je inloggegevens nodig die je eerst moet aanvragen bij de Belastingdienst.
Minimumbedragen
Voor de teruggaaf zijn er minimumbedragen. Die drempel is afhankelijk van het moment van aangifte. Doe je een verzoek na afloop van een kalenderjaar? De terug te vragen btw moet dan per land minstens € 50 per jaar bedragen. Je kunt de btw ook per kwartaal terugvorderen als het bedrag minstens € 400 per kwartaal betreft. Dit bedrag zal je bij incidenteel verblijf in het buitenland niet snel halen.
Let op! Maak ook werknemers attent op het belang van zakelijke buitenlandse facturen.
Administratieve last
Het terugvragen van de btw gaat gepaard met nogal wat administratie. Zo zal je soms facturen digitaal, dus gescand, mee moeten sturen. Voor kleinere bedragen zal het terugvragen van btw daarom niet echt lonen. Maar als jij of je werknemers vaker in andere EU-landen verblijven, is het waarschijnlijk wel de moeite waard.
Factuurvereisten
Voor het terugvragen van buitenlandse btw moet je in principe beschikken over een btw-factuur die aan de factuurvereisten voldoet. Een van de voorwaarden is dat de factuur op naam moet zijn gesteld. Bij bijvoorbeeld tankbonnen zal dat vrijwel nooit het geval zijn. In veel landen bestaat echter de mogelijk om tot een grensbedrag (meestal € 100 inclusief btw, maar dit kan per land verschillen) gebruik te maken van een vereenvoudigde factuur, dus zonder naamsvermelding. Voor tankbonnen kan bovendien een hogere grens gelden, al zal de zakelijke aanwending dan wel moeten worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld door te betalen met zakelijke pinpas of creditcard. Contant brandstof afrekenen is daarom niet verstandig.
Let op! Voor landen buiten de EU moet je bij de Belastingdienst van het betreffende land informeren of je de btw terug kunt krijgen en op welke manier.
Heb je vragen over het terugvorderen van in de EU betaalde btw? We horen het graag.