Tegenwoordig is het heel normaal dat winkelpersoneel ook wel eens 's avonds werkt. Kan je je werknemers dan belastingvrij een maaltijd vergoeden of verstrekken en waar hangt dat vanaf?
Maaltijd is loonbelasting
Het uitgangspunt is dat een door jou vergoede of verstrekte maaltijd tot het loon behoort. Daarom is deze in beginsel ook belast en moet je er loonbelasting over inhouden.
Vast bedrag
Als je je werknemers een maaltijd verstrekt, hoef je niet uit te gaan van de werkelijke waarde. Je moet uitgaan van een vast bedrag dat voor 2019 is vastgesteld op € 3,35. Het maakt niet uit of het een ontbijt, lunch of avondmaaltijd betreft, dus het vaste bedrag van € 3,35 is voor alle drie gelijk.
Zakelijke maaltijd vrijgesteld
Als een maaltijd voor minstens 10% een zakelijk karakter heeft, is deze vrijgesteld en hoef je dus geen bedrag tot het loon te rekenen. Het is niet altijd even duidelijk wanneer hiervan sprake is, maar dit is in ieder geval zo als jouw werknemer vanwege het werk 's avonds tussen 17.00 uur een 20.00 uur niet thuis kan eten.
Let op! Dit betekent dat je werknemers die op koopavond moeten werken, een vrijgestelde maaltijd mag vergoeden of verstrekken, omdat ze op bovengenoemde tijden dan niet thuis kunnen eten.
Werkkostenregeling
Verstrekt je je werknemers bijvoorbeeld tussen de middag een gratis lunch in de bedrijfskantine, dan is deze dus wel belast voor € 3,35. Je mag dit desgewenst ook onderbrengen in de werkkostenregeling. De lunch is dan voor de werknemer onbelast.
Vrije ruimte
De werkkostenregeling kent in 2019 een zogenaamde vrije ruimte van 1,2% van de loonsom. Alleen als alle vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel, zoals lunches maar bijvoorbeeld ook kerstpakketten, meer bedragen dan 1,2% van de loonsom, betaal je als werkgever 80% belasting over het meerdere.
Let op! Volgend jaar bedraagt de vrije ruimte van de werkkostenregeling over de eerste € 400.000 van de loonsom 1,7% en over het meerdere 1,2%. Dit betekent dat de vrije ruimte met maximaal 0,5% x € 400.000 ofwel € 2.000 toeneemt. Vergoedingen en verstrekkingen leiden bij jou dan dus minder snel tot belastingheffing.
Laat het ons gerust weten als je vragen hebt over het vergoeden of verstrekken van maaltijden.