Wat zijn de mogelijkheden voor werkgever en werknemer om flexibel en plaatsonafhankelijk te werken? En wat betekent dat voor de reiskostenvergoeding, de thuiswerkvergoeding en bijvoorbeeld de arbovoorzieningen? Hoe kan je hybride werken fiscaal vriendelijk inkleden? Kortom, welke regels gelden er voor jou als werkgever en voor je personeel?
Wet flexibel werken
Bij hybride werken is allereerst de Wet flexibel werken (Wfw) van belang. De Wfw geeft werknemers niet alleen het recht de werkgever te verzoeken de arbeidsduur aan te passen, ook kunnen ze een verzoek doen tot aanpassing van de arbeidsplaats en van de werktijden. In deze wet staan de volgende definitiebepalingen:
arbeidsduur: het aantal overeengekomen uren waaruit een werkweek of een anderszins overeengekomen werkperiode van de werknemer bestaat;
arbeidsplaats: iedere overeengekomen plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt of pleegt te worden gebruikt door de werknemer;
werktijd: de overeengekomen tijdstippen op een werkdag of een anderszins overeengekomen tijdvak waarop of waarbinnen de werknemer werkzaam is.
Aanpassen van duur, tijd en plaats
Wat betreft het aanpassen van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd gelden de volgende voorwaarden:
de werknemer moet behoudens onvoorziene omstandigheden minimaal 26 weken in dienst zijn;
de aanvraag moet de werknemer ten minste twee maanden voor de beoogde ingangsdatum schriftelijk bij de werkgever indienen;
uit dit verzoek moet onder meer de omvang van de aanpassing blijken, de ingangsdatum en de beoogde spreiding van het aantal uren over de week;
het verzoek hoeft niet gemotiveerd te worden.
Als werkgever moet je vervolgens in overleg treden met je werknemer over zijn of haar wens tot aanpassing. Uiterlijk één maand voor de beoogde ingangsdatum moet je schriftelijk op het verzoek reageren.
De werknemer kan, behoudens onvoorziene omstandigheden, een jaar nadat je als werkgever een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd hebt ingewilligd of afgewezen, opnieuw een verzoek indienen.
Aanpassing arbeidsplaats
Voor de afwijzing van een verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats, ligt de lat echter minder hoog. Er is alleen een ‘right to ask’ voor de werknemer en ‘a duty to consider’ voor jou als werkgever in de wet opgenomen. Bij een afwijzing van het verzoek moet je wel in overleg treden met de werknemer. Ook zal je de afwijzing van het verzoek schriftelijk moeten motiveren. De beslissing tot aanpassing is te herzien bij nieuw opgekomen belangen ten aanzien van de arbeidsplaats. Voorafgaand aan de herziening moet je wel met de werknemer het gesprek hierover aangaan. De uiteindelijke herziening van de oorspronkelijke beslissing moet je gemotiveerd en schriftelijk aan de werknemer meedelen.
Let op! Deze bepalingen ten aanzien van de arbeidsplaats, arbeidsduur en werktijd gelden niet voor werkgevers die minder dan tien werknemers in dienst hebben. Ook kan in een cao worden afgeweken van de wet. Heeft de cao hierover niets geregeld of is er geen cao van toepassing, dan kan de werkgever met schriftelijke overeenstemming van de ondernemingsraad (or) (of personeelsvertegenwoordiging) afwijken van de wet voor een periode van maximaal 5 jaar.
Let op! De Wfw is niet van toepassing op werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt.
Aanpassing arbeidsduur en/of werktijd
Een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur en/of de werktijd mag je alleen afwijzen op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Het betreft dus een geclausuleerd verlofrecht. De lat hierbij ligt hoog voor jou als werkgever.
Wet werken waar je wilt
Begin 2021 is het initiatiefwetsvoorstel ‘Wet werken waar je wilt’ ingediend dat de rechten op thuiswerk wilde verstevigen. Dit wetsvoorstel is echter gesneuveld in de Eerste Kamer.
Arbeidsomstandigheden
Je hebt als werkgever op grond van het Burgerlijk Wetboek een algemene zorgplicht voor de arbeidsomstandigheden van werknemers. Ook in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit) is deze zorgplicht terug te vinden.
Wat niet?
In het kader van de Arbowetgeving valt thuiswerken onder het begrip ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Deze kwalificatie zorgt ervoor dat voor thuiswerken een verlicht arboregime van toepassing is. Dit betekent concreet dat bepaalde arboverplichtingen niet van toepassing zijn. Zo heb je geen verplichtingen ten aanzien van zaken als toiletten, nooduitgangen, ventilatie en temperatuur.
Wat wel?
Volgens het Arbobesluit moet de inrichting van de werkruimte aan de volgende eisen voldoen:
De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.
In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.
Hiervoor kan je voorzieningen of hulpmiddelen voor de inrichting van de thuiswerkplek ter beschikking stellen. Denk hierbij aan zaken als een laptophouder, een muis en/of een los toetsenbord. Dergelijke kosten, die betrekking hebben op het voldoen aan de arboverplichtingen, zijn voor rekening van jou als werkgever. De door werknemer zelf gemaakte kosten kunnen – mits hierover vooraf afspraken met je zijn gemaakt – bij jou worden gedeclareerd. Je moet een werkplek en kunstverlichting ter beschikking stellen, tenzij de werknemer daar zelf al over beschikt.
In het arbeidsomstandighedenbeleid dat je op grond van de Arbowet moet voeren, moet je aandacht besteden aan thuiswerken. Dit neem je op in de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en eventueel in het daaraan gekoppelde plan van aanpak.
Thuiswerken in het arbobeleid
In een speciale thuiswerkregeling als onderdeel van het arbeidsomstandighedenbeleid kan je onder meer aangeven voor welke functies binnen de organisatie de mogelijkheid bestaat over te gaan tot thuiswerken en welke eisen er worden gesteld aan de inrichting van de thuiswerkplek. Het faciliteren van thuiswerken kan dan nader geregeld worden in een door werkgever en werknemer te ondertekenen thuiswerkovereenkomst. Hierin worden zaken geregeld als het aantal dagen waarop de werknemer thuiswerkt, de bereikbaarheid van de werknemer en de terbeschikkingstelling van de benodigde apparatuur.
Instemming or
Aangezien een thuiswerkregeling of een thuiswerkbeleid onderdeel vormt van het arbeidsomstandighedenbeleid, heeft de OR hierover een instemmingsrecht.
Arbeidstijden
Zowel de Arbeidstijdenwet (Atw) als de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) bepalen dat je als werkgever moet bijhouden hoeveel uren werknemers werken. Je registreert het volgende:
de starttijd;
de eindtijd;
de tussenliggende pauzes en
de identiteit van de werknemer.
Je mag zelf weten op welke wijze je aan deze registratieplicht voldoet. De wijze van registreren is dus vormvrij.
Genoemde verplichting geldt niet voor werknemers die meer dan drie keer het wettelijk minimumloon verdienen. De registratieverplichting geldt ook voor werknemers die thuiswerken. Via een speciaal softwareprogramma kan je de werknemer vragen de werktijd te registreren. De verantwoordelijkheid wordt hierdoor bij de werknemer gelegd. Het voordeel is dat er betrekkelijk weinig inbreuk wordt gemaakt op de privacy van de werknemer. Je kan ook gebruikmaken van proactieve software die zelf bijhoudt wanneer de werknemer werkt. Van belang is dat de software bijhoudt wanneer er sprake is van werktijd en wanneer er sprake is van privétijd. Het risico bestaat dat er te veel inbreuk wordt gemaakt op het recht op privacy van de werknemer. Wordt de registratieverplichting niet nageleefd, dan kan aan jou als werkgever een bestuurlijke boete worden opgelegd.
Let op! Er geldt een bewaarplicht van minimaal een jaar van de gegevens.
Let op! Aangezien hier sprake is van een werktijdregeling, geldt dat de OR een instemmingsrecht heeft.
Handhaving
De Nederlandse Arbeidsinspectie toetst op de naleving van de zorgplicht van de werkgever en kan handhavend optreden.
Wat is er fiscaal geregeld?
Thuiswerkvergoeding
Werknemers die thuiswerken, maken veelal extra kosten. Denk aan kosten voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding zijn dergelijke extra uitgaven van thuiswerkers te compenseren. Het geven van een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, maar kan onderdeel uitmaken van een cao.
Werknemers die thuiswerken mag je in 2024 een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 2,35 (2023: € 2,15 per dag). Dit geldt ook als werknemers maar een deel van de dag thuiswerken. Kies je ervoor meer dan € 2,35 per dag te vergoeden, dan is het meerdere belastbaar. De onbelaste vergoeding is vrijgesteld en komt ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Let op! De vrijgestelde vergoeding van € 2,35 per dag is gedeeltelijk slechts beperkt aftrekbaar. Een deel van de vergoeding wordt namelijk aangemerkt als een vergoeding voor gemengde kosten, zoals koffie. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting is dit deel van de vergoeding in principe voor 80% aftrekbaar, voor ondernemers in de vennootschapsbelasting in principe voor 73,5%.
Het is mogelijk met de werknemer een vaste vergoeding overeen te komen op basis van het aantal verwachte thuiswerkdagen per week. Dit is administratief minder bewerkelijk. Je moet kiezen welke van de twee vergoedingen wordt toegepast:
óf de thuiswerkkostenvergoeding,
óf de reiskostenvergoeding van € 0,23 km.
Een combinatie van een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten woon-werkverkeer is mogelijk op basis van de 214-werkdagenregeling, die pro rata moet worden toegepast als er structureel (gedeeltelijk) wordt thuisgewerkt. Deze vergoeding moet schriftelijk worden vastgelegd.
Voorbeeld | Een werknemer met een vijfdaagse werkweek werkt 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 25 km. De gecombineerde vergoeding wordt dan als volgt berekend:
Vaste onbelaste reiskostenvergoeding: (3/5 x 214 x 50 kilometer x € 0,23)/12 = € 123,05 per maand
Onbelaste thuiswerkvergoeding: (2/5 x 214 x € 2,35) /12 = € 16,76 per maand
Vergoeding inrichting thuiswerkplek
Je kan een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel, een computer of een telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.
Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR, de volgende gerichte vrijstellingen:
arbovoorzieningen op grond van de wet;
gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of je deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of de werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van de vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.
Als voldaan is aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing:
de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte;
de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
de arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en
de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan eerdergenoemde eisen van het Arbobesluit.
Let op! Sinds 2022 zijn stoelmassages buiten de werkplek en cursussen ‘Stoppen met roken’ niet meer gericht vrijgesteld. Dit betekent dat deze niet meer als zodanig onbelast vergoed mogen worden. Onderbrengen in de vrije ruimte is nog wel mogelijk.
Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in eventueel beschikbare vrije ruimte worden ondergebracht.
De werknemer kan kiezen voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening. In die situatie betaalt hij of zij voor de meerprijs een eigen bijdrage uit het nettoloon. De gerichte vrijstelling voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt, blijft van toepassing.
Noodzakelijkheidscriterium
ICT-middelen, mobiele communicatiemiddelen e.d. op de thuiswerkplek zijn gericht vrijgesteld als:
de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium);
de voorziening geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling;
de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan jou als werkgever moet betalen als hij/zij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking;
de noodzakelijke voorziening volledig door jou als werkgever wordt betaald en de kosten dus niet worden doorberekend aan de werknemer; de kosten van een eventueel duurdere uitvoering mag je wel doorberekenen.
Binnen een cafetariaregeling betaalt een werknemer door inlevering van bruto loon zelf mee aan vergoedingen of voorzieningen. Om die reden is de vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet van toepassing. Bij de keuze van de werknemer voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening kan de meerprijs wel in de cafetariaregeling worden meegenomen en dus worden uitgeruild met het brutoloon. Dit heeft alleen zin wanneer je deze meerprijs aanwijst als eindheffingsloon. Daarbij moet je wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is niet van toepassing op de meerprijs.
Disclaimer | Hoewel bij de samenstelling van deze advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.
Comentarii