Als jouw werknemer verhuist, kan je belastingvrij verhuiskosten vergoeden. Hiervoor gelden wel voorwaarden. Welke zijn dit?
Verhuizen voor het werk
Als jouw werknemer verhuist in het kader van de dienstbetrekking bij jou, kan je de verhuiskosten belastingvrij vergoeden. Hiervoor geldt namelijk een gerichte vrijstelling.
Gerichte vrijstelling verhuiskosten
Onder deze gerichte vrijstelling mag je belastingvrij een bedrag van maximaal € 7.750 aan verhuiskosten vergoeden. Daarnaast kan je belastingvrij ook de werkelijke kosten voor het overbrengen van de inboedel vergoeden. Deze vergoeding komt dus bovenop het fiscaalvrije bedrag van maximaal € 7.750.
Let op! Deze vergoedingen mag je alleen verstrekken als de verhuizing plaatsvindt in het kader van de dienstbetrekking bij jou. De verhuizing moet daarom voldoende samenhang hebben met de dienstbetrekking.
Wanneer is sprake van 'in het kader van de dienstbetrekking'
De verhuizing is in ieder geval in het kader van de dienstbetrekking als:
de werknemer binnen 2 jaar verhuist na het aanvaarden van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing binnen een bestaande dienstbetrekking; én
de afstand tussen de woning en de plaats van de dienstbetrekking door de verhuizing minimaal 60% kleiner wordt; én
deze afstand vóór de verhuizing minimaal 25 kilometer bedraagt.
Tip: voldoet de verhuizing van de werknemer niet aan deze voorwaarden, dan kan de verhuizing nog steeds plaatsvinden in het kader van de dienstbetrekking. Je moet dat dan wel aannemelijk maken.
Verhuizen, maar niet voor het werk?
Vindt de verhuizing niet plaats in het kader van de dienstbetrekking, dan kan je verhuiskosten toch onbelast aan de werknemer vergoeden door deze aan te wijzen in de vrije ruimte. Ook kosten die niet onder de gerichte vrijstelling voor verhuiskosten vallen, zoals de aan- en verkoopkosten van de woning, kan je aanwijzen in de vrije ruimte.
Regels vrije ruimte
Voor het aanwijzen in de vrije ruimte gelden regels. Zo moet het bijvoorbeeld gebruikelijk zijn om de vergoedingen aan te wijzen. Bovendien is de vrije ruimte beperkt. In 2023 bedraagt deze 3% over de eerste € 400.000 van de totale loonsom en 1,18% over het meerdere. Komt het totaal van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je in 2023 aanwijst boven deze vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over dit meerdere.