Heb je een personenauto of een bestelauto tot je bedrijfsvermogen gerekend? En wordt deze auto door jou of je personeel ook privé gebruikt? Je kan dan de btw op de aanschaf, onderhoud en gebruik aftrekken, voor zover de auto wordt gebruikt voor belaste omzet. Dit geldt ook voor leaseauto’s. Omdat de auto ook privé wordt gebruikt, moet je voor het privégebruik btw betalen. Hierbij geldt ook woon-werkverkeer voor de btw als privégebruik.
Het is belangrijk dat je kan aantonen in hoeverre je de auto voor privédoeleinden gebruikt. De makkelijkste manier om dit te doen is een kilometeradministratie bijhouden.
Bijhouden van privégebruik in je administratie
Je betaalt btw over het werkelijke privégebruik. Om dit privégebruik te bepalen, kan je een sluitende kilometeradministratie bijhouden. Met behulp van deze kilometeradministratie kan je dan berekenen wat de verhouding is tussen zakelijk gebruik en privégebruik.
Het privégebruik kan je ook op een andere manier bijhouden in je administratie om gegevens aan de Belastingdienst te kunnen verstrekken. Daarbij is het belangrijk dat je de omvang van het privégebruik aannemelijk kan maken. De Belastingdienst kijkt naar de aard van de onderneming, de doeleinden waarvoor de auto wordt gebruikt en kan worden gebruikt (zakelijk en privé) en de functie en werkzaamheden van de gebruiker van de auto.
Valt uit jouw administratie af te leiden in hoeverre de auto voor privédoeleinden is gebruikt? En betaal jij of je personeel geen eigen bijdrage voor het privégebruik? Dan kan je met de Rekenhulp berekening btw over privégebruik auto uitrekenen hoeveel btw je moet betalen.
Geen administratie waaruit het privégebruik van de auto blijkt
Heb je geen administratie waaruit het privégebruik van de auto blijkt? Dan stel je de btw die je moet betalen voor het privégebruik vast op 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm. Dit percentage van 2,7 geldt ook voor de auto die je gebruikt op basis van operational lease of financial lease.
Voorbeeld
Je hebt een auto gekocht met een catalogusprijs van € 45.000, inclusief btw en bpm. Je hebt de btw op de aanschaf, het onderhoud en gebruik van deze auto volledig afgetrokken. Je gebruikt de auto ook privé, maar je houdt onvoldoende gegevens bij om de omvang van het privégebruik vast te stellen. Voor het privégebruik moet je dan 2,7% x € 45.000 = € 1.215 btw betalen. Als je de auto in de loop van het jaar koopt, kan je het percentage van 2,7% naar evenredigheid verlagen. Koop je de auto bijvoorbeeld op 1 september, dan betaal je voor het privégebruik 4/12 x 2,7% x € 45.000 = € 405.
Gebruik je de auto ook voor vrijgestelde omzet? Dan verlaag je het verschuldigde bedrag naar evenredigheid van de verhouding belaste omzet-vrijgestelde omzet. Als je de auto bijvoorbeeld voor 50% gebruikt voor vrijgestelde omzet, wordt het bedrag 50% van € 1.215 = € 607. Je hebt in dit geval namelijk de btw op de aanschaf, het onderhoud en gebruik ook maar voor de helft afgetrokken.
Je betaalt de btw via de laatste aangifte van het boekjaar.
Let op! Is het boekjaar langer dan 1 jaar? Dan moet je de btw voor het privégebruik opnemen in de laatste aangifte van het kalenderjaar waarin het privégebruik plaatsvindt. Vindt het privégebruik plaats later dan 4 jaar na het jaar waarin je de auto in gebruik hebt genomen? Dan neem je 1,5% in plaats van 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm.
Auto gekocht zonder aftrek van btw
Heb je bij aankoop van een auto geen btw afgetrokken (bijvoorbeeld bij aanschaf van een marge-auto of een auto die je van een particulier hebt gekocht)? Dan gebruik je voor de berekening van het privégebruik 1,5% in plaats van 2,7%. Verder blijven de berekeningen hetzelfde.
Berekenen van de correctie voor privégebruik
Valt de afgetrokken btw voor de auto gedurende de 4 jaren na het jaar van aankoop van de auto lager uit dan het bedrag dat je zou moeten betalen voor privégebruik? Dan mag de correctie voor privégebruik niet hoger zijn dan de in dat jaar afgetrokken btw voor onderhoud en gebruik plus 1/5 van de afgetrokken btw bij aankoop.
Voorbeeld
Je hebt vorig jaar een gebruikte auto gekocht voor € 18.150. De catalogusprijs van deze auto is € 75.000, inclusief btw en bpm. Je hebt vorig jaar de btw op de aanschaf (€ 3.150) volledig afgetrokken. In het huidige jaar heb je daarbij ook de btw voor het onderhoud (€ 210) en het gebruik (€ 525) volledig afgetrokken. Je gebruikt de auto ook privé, maar je hebt geen administratie waaruit het privégebruik van de auto blijkt. Voor het privégebruik zou je normaalgesproken dan 2,7% x € 75.000 = € 2.025 btw moeten betalen. Voor dit privégebruik geldt echter een maximum van € 210 + € 525 + 1/5 x € 3.150 = € 1.365, waardoor je dat bedrag moet betalen.
Het blijft dus wel mogelijk dat je in de 4 jaren na het jaar van aankoop van de auto méér moet corrigeren dan je in totaal in dat jaar als voorbelasting in aftrek hebt gebracht. In het forfait over deze jaren zijn immers ook de aanschafkosten van de auto verwerkt en die heb je in werkelijkheid in 1 keer afgetrokken bij aanschaf.
Vindt het privégebruik plaats later dan 4 jaar na het jaar waarin je de auto bent gaan gebruiken? Of heb je bij aankoop van de auto geen btw afgetrokken (bijvoorbeeld bij aanschaf van een marge-auto of een auto die je van een particulier hebt gekocht)? Dan is het verschuldigde bedrag voor privégebruik niet hoger dan de in dat jaar afgetrokken btw voor onderhoud en gebruik.
Voorbeeld
Je hebt vorig jaar een gebruikte auto gekocht voor € 17.000. De catalogusprijs van deze auto is € 75.000, inclusief btw en bpm. Je hebt destijds geen btw op de aanschaf afgetrokken. In het huidige jaar heb je de btw voor het onderhoud (€ 210) en het gebruik (€ 630) wel volledig afgetrokken. Je gebruikt de auto ook privé, maar je hebt geen administratie waaruit het privégebruik van de auto blijkt. Voor het privégebruik zou je dan normaal gesproken 1,5% x € 75.000 = € 1.125 btw moeten betalen. Voor dit privégebruik geldt echter een maximum van € 210 + € 630 = € 840, waardoor je alleen dat laatste bedrag hoeft te betalen.
Maatschappen en vof’s
Maak je deel uit van een samenwerkingsverband, zoals een maatschap of vof? En heb je privé een auto gekocht? Dan mag de maatschap of vof de 2,7 of 1,5%-regeling toepassen. Daarvoor gelden wel voorwaarden.
Eigen bijdrage werknemers
Breng je je personeel voor het privégebruik een bedrag in rekening dat niet-kostendekkend is? Dan moet je btw betalen over de uitgaven die je hebt gemaakt voor het privégebruik van de auto.
Je mag er echter ook voor kiezen om voor het privégebruik 2,7 of 1,5% van de cataloguswaarde (inclusief btw en bpm) op te nemen in de aangifte over het laatste belastingtijdvak van het jaar. In dat geval betaal je geen btw over de aan het personeel in rekening gebrachte bedragen.
Is de btw die je moet betalen over het bedrag dat je aan het personeel in rekening brengt meer dan de btw die je moet betalen volgens de 2,7 of 1,5%-regeling? Dan moet je btw betalen over de in rekening gebrachte bedragen. Je kan dan de 2,7 of 1,5%-regeling niet toepassen.
Zakelijk gebruik privéauto van de werknemer
Gebruiken werknemers hun eigen auto voor jouw onderneming? En ontvangen zij hiervoor van jou een vergoeding? Dan kan je hierover geen btw aftrekken.
Gebruik (bestel)auto alleen voor woon-werkverkeer
Bestaat het privégebruik van een (bestel)auto door jou of je personeel alleen uit woon-werkverkeer? In deze situatie kan je de afstand woon-werk uitrekenen. Vermenigvuldig die met het aantal malen dat die afstand wordt gereden. Deze privékilometers vergelijk je aan het einde van het jaar met het totale aantal kilometers waarvoor de auto is gebruikt voor het behalen van de belaste omzet. De verhouding hiertussen gebruik je om de btw te berekenen die je voor het privégebruik moet betalen.
Zonder een administratie waaruit het privégebruik van de auto blijkt, moet je de regeling van 2,7% of 1,5% toepassen.
Voorbeeld
Voor aanschaf en gebruik van een (bestel)auto is op jaarbasis € 1.500 btw in aftrek gebracht. Het totaal aantal gereden kilometers is 30.000. Privé is er op 250 dagen 20 (= 5.000) kilometer woon-werk gereden. In de laatste aangifte van het jaar vermeld je voor privégebruik van de auto 5.000/30.000 x € 1.500 = € 250 btw.
Je mag ook uitgaan van 214 werkdagen op jaarbasis. Bij dit aantal is rekening gehouden met bijvoorbeeld vakantie, ziekte en incidenteel thuiswerken. Het aantal van 214 pas je naar evenredigheid toe als er minder dan 5 dagen per week wordt gewerkt, of wanneer het privégebruik gedurende het jaar begint of eindigt (bijvoorbeeld nieuw of vertrekkend personeel).
Let op! De hiervoor beschreven methodes kan je ook toepassen als de (bestel)auto wisselend wordt gebruikt door verschillende personeelsleden.
Bron: Belastingdienst