Werkgevers kunnen hun werknemers een vaste, belastingvrije vergoeding geven voor de kosten van het woon-werkverkeer. Als werknemers een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer krijgen, dan hoef je die vanwege de coronacrisis niet aan te passen. Tot en met 31 december 2021 mag je blijven uitgaan van de feiten waarop de vaste vergoeding was gebaseerd. Voorwaarde hierbij is wel dat het recht op de vaste vergoeding uiterlijk vaststond op 12 maart 2020.
Dit betekent dat een vergoeding voor reiskosten voor thuiswerkers vanaf 1 januari 2022 dan belast loon is. De werknemer houdt dan netto minder over en jij als werkgever moet premies werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet afdragen.
Je kan op het afschaffen van de faciliteit op verschillende manieren inspelen. Zo kan je de vergoeding afschaffen of verminderen, maar de belasting voor jouw rekening nemen door de vergoeding te bruteren kan ook. Dit is een relatief dure optie. Daarom is het vaak voordeliger in plaats hiervan de vergoeding onder te brengen in de werkkostenregeling.
Let op! Breng je de vergoeding onder in de WKR, dan moet je aannemelijk kunnen maken dat de vergoeding voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en dus niet meer dan 30% afwijkt van wat in soortgelijke situaties aan vergoeding wordt verstrekt.
Je kan vanaf 2022 wel gebruikmaken van de nieuwe faciliteit inzake thuiswerken. Hierdoor geef je thuiswerkende werknemers een onbelaste vergoeding van € 2 per dag. Op één dag kan je echter niet zowel een onbelaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer geven als de thuiswerkvergoeding.
Let op! In 2021 is nog een vaste reiskostenvergoeding te verstrekken die gebaseerd is op 214 werkdagen per jaar, als de werknemer ten minste 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist. Deze regeling wordt in 2022 versoberd, wat erop neerkomt dat de vaste reiskostenvergoeding bij minder reisdagen naar rato berekend moet worden. Per saldo betekent dit dat de nieuwe thuiswerkregeling in combinatie met de bestaande vaste reiskostenvergoeding alleen gunstig uitvalt voor werknemers die minder dan 6 kilometer van het werk wonen.