Prinsjesdag | Door de coronacrisis is thuiswerken veel gangbaarder geworden. Werkgevers willen graag een vergoeding geven aan werknemers voor de extra kosten die worden gemaakt door thuis te werken. Het Nibud had eerder al berekend dat de extra kosten van het thuiswerken € 2 per dag bedragen.
De kosten die het Nibud heeft meegenomen, zijn voor extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Het kabinet neemt dit bedrag over en stelt € 2 per thuisgewerkte dag of dagdeel gericht vrij.
Je kan als werkgever voor een werkdag óf een reiskostenvergoeding geven óf een thuiswerkkostenvergoeding, maar niet beide. Je hebt in deze situatie de keuze welke vergoeding je wil toepassen. Wanneer de werknemer tijdens een thuiswerkdag naar een zakelijke afspraak gaat die niet op de werkplek is, kan voor deze reis wel een reiskostenvergoeding worden gegeven zonder dat dit gevolgen heeft voor de thuiswerkkostenvergoeding.
Let op! Heeft jouw werknemer een auto van de zaak, een ov-kaart of een fiets van de zaak? Dan kan de thuiswerkkostenvergoeding alleen worden toegepast als op die dag geen gebruik wordt gemaakt van de auto, het ov of de fiets om naar de vaste werkplek te reizen.
Het kabinet verwacht dat je als werkgever afspraken maakt met je werknemer over het aantal dagen dat wordt thuisgewerkt. Op grond hiervan kan je een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en een vaste thuiswerkkostenvergoeding geven. Dit betekent dat je geen administratie hoeft bij te houden van de reisdagen en de thuiswerkdagen. Een incidentele wijziging in het patroon leidt dan niet tot aanpassing in de vaste vergoedingen. Uiteraard moet je wel een aanpassing maken in de vaste vergoedingen bij meer structurele wijzigingen.
Bij gebruik van deze regeling moet (vormvrij) schriftelijk worden vastgelegd voor welke dagen of hoeveel dagen de desbetreffende vergoeding wordt gegeven.
Toegestane praktische uitvoering
Voor de reiskostenvergoeding kan je op dit moment een vaste reiskostenvergoeding per maand geven wanneer jouw werknemer minstens 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist. De vergoeding wordt gebaseerd op 214 werkdagen per jaar. Voor de thuiswerkkostenvergoeding wordt uitgegaan van eenzelfde methodiek. Voor beide vergoedingen (reiskosten en thuiswerken) geldt dat je als werkgever samen met de werknemer met schriftelijke afspraken aannemelijk kan maken dat bijvoorbeeld één dag wordt thuisgewerkt en vier dagen op de werkplek. Wanneer niet alle dagen wordt gewerkt, moet de maximale vergoeding naar rato berekend worden.
Voorbeeld | Jouw werknemer werkt 5 dagen, waarvan 3 dagen op een vaste werkplek en 2 dagen thuis. De reisafstand woon-werkverkeer bedraagt 40 kilometer per dag heen en weer.
Reiskostenvergoeding: 3 dagen/5 dagen x 214 dagen = 129 dagen x 40 kilometer x € 0,19 = € 980,40 per jaar en € 81,70 per maand.
Thuiswerkkostenvergoeding: 2 dagen/5 dagen x 214 dagen = 86 dagen x € 2 = € 172 per jaar en € 14,33 per maand.
Op grond van de voorgestelde regeling mag een totale vaste vergoeding van € 95,40 per maand worden gegeven.
In de huidige regeling bedraagt de onbelaste reiskostenvergoeding € 1.626,40 per jaar en € 135,53 per maand (214 dagen x 40 kilometer x € 0,19). In het voorbeeld wordt minimaal 128 dagen naar de werkplek gereisd, waardoor op grond van de huidige regeling mag worden uitgegaan van 214 dagen. Dit houdt in dat de onbelaste vaste vergoeding op grond van de nieuwe regeling lager uitvalt. Vanaf een reisafstand van zes kilometer of meer zal de nieuwe gecombineerde vaste vergoeding lager uitvallen.
Let op! Krijgt de werknemer momenteel een reiskostenvergoeding, maar werkt hij of zij ook thuis? Dan zal je actie moeten ondernemen voor 1 januari 2022!