Op dit moment werken nog veel werknemers (deels) thuis. Het is mogelijk ARBO-voorzieningen, bijvoorbeeld een bureaustoel, voor de thuiswerkplek onbelast aan je werknemers te vergoeden. Maar kan je ook een luxere versie onbelast aan de werknemer vergoeden of aan de werknemer hiervoor een eigen bijdrage vragen?
ARBO-voorzieningen
ARBO-voorzieningen voor de werkplek thuis zijn onbelast aan je werknemer te vergoeden als:
de ARBO-voorzieningen samenhangen met je verplichtingen op grond van de ARBO-wet, én
de werknemer de voorziening (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte thuis, én
de werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor die ARBO-voorzieningen, én
de inrichting van de thuiswerkruimte voldoet aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.
Voldoe je aan deze voorwaarden, dan geldt een zogenaamde gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR). Dat houdt in dat je deze voorzieningen belastingvrij aan je werknemer kan vergoeden. Ze gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR.
Tip: denk bij een ARBO-voorzieningen aan een bureaustoel, een bureau, een bureaulamp, een beeldscherm, maar ook bijvoorbeeld aan een koptelefoon. Een en ander uiteraard afhankelijk van de functie die de werknemer uitoefent.
Luxere versie
Stel dat jouw werknemer, om te voldoen aan de ARBO-voorwaarden, een koptelefoon nodig heeft van € 100. De kosten van deze koptelefoon zijn dan onbelast aan je werknemer te vergoeden. Wil de werknemer een luxer model aanschaffen van bijvoorbeeld € 250? Dan is de eerste € 100 nog steeds onbelast omdat je daarmee aan de ARBO-voorwaarden voldoet. Het restant (€ 150) valt echter niet onder de gerichte vrijstelling.
Tip: kies je ervoor om de werknemer te laten betalen uit zijn nettoloon voor het luxere deel van de ARBO-voorziening? Dan is dit niet in strijd met de voorwaarde dat de werknemer voor de ARBO-voorziening geen eigen bijdrage mag betalen. Op het ARBO-deel blijft dan dus de gerichte vrijstelling van toepassing.
Aanwijzen in de vrije ruimte
Er is een mogelijkheid om ook het luxere deel van de ARBO-voorziening onbelast te vergoeden. Je kan dit deel namelijk aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Zolang je nog voldoende vrije ruimte hebt, blijft ook het luxere deel dan onbelast.
Let op! Blijkt aan het eind van 2021 dat je de vrije ruimte overschrijdt, dan betaal je over de overschrijding 80% eindheffing.