Onbelast vergoeden verblijfskosten zonder bewijs, kan dat?


De kosten van tijdelijk verblijf van je werknemers zijn onder voorwaarden onbelast aan te hen vergoeden of verstrekken. Hiervoor geldt binnen de werkkostenregeling een zogeheten gerichte vrijstelling. Als je hiervan gebruik wil maken zonder onderliggende bewijsstukken (‘bonnetjes’), kan dit door aan te sluiten bij de vergoedingen aan ambtenaren op dienstreis.


Tijdelijk verblijf

De vergoeding of verstrekking van verblijfskosten is alleen gericht vrijgesteld - en dus belastingvrij - als er sprake is van tijdelijk verblijf. Dit is het geval als jouw werknemer een zogenaamde ambulante werknemer is. Reist je werknemer steeds naar verschillende arbeidsplaatsen, dan is hij of zij ambulant. Reist de werknemer doorgaans 1 keer per week naar dezelfde arbeidsplaats op maximaal 20 dagen, dan is hij of zij ook ambulant.


Tip: de maximaal 20 dagen moet je beoordelen over een zogenoemde referentieperiode. Neem voor meer informatie hierover contact met ons op.


Zijn er zakelijke redenen voor de werknemer om niet bij de plaats van het werk te gaan wonen? Bijvoorbeeld bij tijdelijke projecten of omdat hij of zij nog in de proeftijd zit? Dan is er ook sprake van tijdelijk verblijf.


Zonder bonnetje

Wil je niet elke keer bonnetjes verzamelen als bewijs van de tijdelijke verblijfskosten, dan kan je ook aansluiten bij de vergoedingen voor verblijfskosten aan ambtenaren op dienstreis. Dit kan als werknemers wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met deze ambtenaren.


Binnenlandse dienstreizen

Voor binnenlandse dienstreizen zijn in 2022 dan de volgende bedragen voor verblijfskosten belastingvrij te vergoeden aan de werknemer:

  • kleine uitgaven overdag: € 5,03

  • kleine uitgaven ’s avonds: € 10,07

  • een ontbijt: € 11,27

  • een lunch: € 10,19

  • een avondmaaltijd: € 25,59

  • logies: € 114,12

Tip: je kan ook meer vergoeden dan deze bedragen. Het meerdere is dan echter wel belast als loon bij de werknemer, tenzij je dit meerdere aanwijst in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Houd er daarbij rekening mee dat je dan bij overschrijding van de vrije ruimte in een jaar 80% eindheffing betaalt over deze overschrijding.


Buitenlandse dienstreizen

Ook voor buitenlandse dienstreizen bestaat een mogelijkheid om aan te sluiten bij de vergoedingen voor verblijfskosten aan ambtenaren op buitenlandse dienstreis. Neem voor meer informatie hierover contact met ons op.