Stel dat jouw werknemer bereid is de was van je bedrijf, zoals handdoeken, thuis te reinigen. Mag je deze werknemer dan een fiscaalvrije vergoeding betalen en zo ja hoeveel?
Intermediaire kosten
Waskosten zijn aan te merken als zogenaamde intermediaire kosten. Dit zijn kosten van de werkgever die de werknemer zolang voor zijn rekening neemt. Deze kosten zijn belastingvrij te vergoeden. Je hoeft ze derhalve niet onder te brengen in de werkkostenregeling.
Werkelijk bedrag
Welk bedrag je als kosten mag vergoeden, hangt af van de omstandigheden. Moet er bijvoorbeeld gewassen worden op 90 of op 40 graden, en hoe vaak? Je mag het werkelijke bedrag van de kosten vergoeden, dus hiermee moet je zo goed mogelijk rekening houden. Uiteraard mag je naast de kosten van water, energie en wasmiddel ook een deel van de afschrijvingskosten en het onderhoud van de wasmachine vergoeden.
Richtlijnen Nibud
Het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud) heeft richtlijnen ontwikkeld voor de kosten van dergelijke wasbeurten. Deze richtlijnen zou je ook mogen hanteren voor een onbelaste vergoeding voor de werknemer (bron: NIBUD, aug 2023):
Voor een wasbeurt betaal je water, wasmiddel en de afschrijving en onderhoud van de wasmachine. Hoe hoger de temperatuur, hoe meer energie er wordt verbruikt. Een was op 90 graden komt neer op € 1,67, een was op 60 graden € 1,26, bij 40 graden € 1,09 en bij 30 graden ben je € 0,93 aan totale kosten kwijt.
Let op! Bij de berekening is het NIBUD uitgegaan van de energietarieven die gelden onder het prijsplafond. Heb je een hoger verbruik dan 2.900 kWh per jaar, dan kunnen ook de kosten van wassen hoger liggen.
Hogere kosten?
Ben je echter van mening dat deze richtlijnen in jouw geval de kosten onvoldoende dekken, bijvoorbeeld omdat de werknemer duidelijk meer betaalt aan energie, dan kan je van de richtlijnen afwijken. Je moet dit dan wel zo goed mogelijk kunnen onderbouwen.
Vaste vergoeding mogelijk?
De kosten zijn eventueel ook via een vaste vergoeding aan je werknemer te betalen. Je hoeft dan niet iedere maand precies te berekenen hoeveel je je werknemer mag vergoeden. Je moet dan wel voldoen aan de hiervoor geldende voorwaarden. De belangrijkste is dat je vooraf een onderzoek moet doen naar de werkelijk gemaakte kosten, zodat jouw vergoeding hiermee overeenkomt.
Let op! Het doen van onderzoek hoeft alleen niet als je de vergoeding al betaalde voordat je de werkkostenregeling toepaste, de werkelijk gemaakte kosten toen al hebt onderzocht en er sindsdien geen wijzigingen zijn opgetreden.