Als je ten behoeve van speur- en ontwikkelingswerk (S&O) gebruik maakt van de WBSO, dan heb je vóór 1 april 2018 de gerealiseerde S&O-uren en eventueel gemaakte kosten en uitgaven uit 2017 door moeten geven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Nu alle uren, kosten en uitgaven uit 2017 zijn gemeld, gaat RVO (deels steekproefsgewijs) bepalen bij welke bedrijven een controlebezoek afgelegd gaat worden. Is de WBSO-administratie voldoende op orde om zo’n controle van RVO met succes te doorstaan? Twijfel je? Zorg dan in ieder geval voor duidelijkheid rond onderstaande zaken waar RVO geheid op let!
Urenadministratie
Op het gebied van urenadministratie: hebben de medewerkers hun uren correct bijgehouden en is hierbij een link te leggen naar de projecten? Klopt de interne urenadministratie (inclusief ziekte- en verlofregistratie) met het aantal uren in de realisatiemelding? En staan alle medewerkers op de loonlijst van het bedrijf of zijn er ook gedetacheerden of stagiairs bij?
Technisch dossier
Wat betreft het technisch dossier: geeft dit inzicht in de aard, inhoud en voortgang van de projecten? Oftewel: is het dossier voldoende te onderbouwen en gemakkelijk toegankelijk zodat het verloop van het project bewezen kan worden? Het technisch dossier kan onder andere opgebouwd worden uit foto’s/filmpjes van testen, technische tekeningen, testverslagen, notulen van technisch overleg, materiaalonderzoeksverslagen et cetera.
S&O-uurtarief
Een ander aandachtspunt tijdens een controle is of het S&O-uurtarief klopt. Dit tarief wordt vastgesteld op basis van de medewerkers die twee jaar geleden aan WBSO-projecten gewerkt hebben. Het moet (met behulp van de urenadministratie van twee jaar geleden) dus te herleiden zijn dat deze mensen toen op de loonlijst van het bedrijf stonden en toen aan een WBSO-project gewerkt hebben.
Kosten/uitgaven
Bij gebruik van kosten/uitgaven in de WBSO moeten ten slotte de volgende zaken helder zijn:
zijn alle kosten gemaakt in het betreffende kalenderjaar?
Is overal een factuur en betaalbewijs van beschikbaar?
Zijn de kosten direct toe te rekenen aan een WBSO-project?
En zijn de kosten inhoudelijk in lijn met dat wat er is aangevraagd?
Twijfels?
Kan je bovenstaande vragen positief beantwoorden? Dan is de WBSO-administratie waarschijnlijk voldoende inzichtelijk om een controle van RVO succesvol te doorstaan!
Twijfel je toch nog of wil je een second opinion? Onze adviseur helpt je in dat geval graag bij het correct opstellen en bijhouden van de administratie, zodat je er zeker van kunt zijn dat je het maximale uit de WBSO haalt.
Neem vrijblijvend contact met ons op. En kijk voor tips om meer uit de WBSO te halen ook op deze website.
Bron: Vindsubsidies