SPECIAL LONEN | Omdat werknemers veel meer thuiswerken als gevolg van corona, kunnen werkgevers zich genoodzaakt voelen tegemoet te komen in de kosten die werknemers thuis maken. In deze paragraaf volgt een overzicht van de manier waarop verschillende, veelvoorkomende vergoedingen en verstrekkingen fiscaal behandeld worden.
Pc, mobiele communicatiemiddelen, internet
Computerapparatuur, zoals laptops, printers (e.d.) en mobiele communicatiemiddelen, zoals een smartphone, kan een werkgever belastingvrij vergoeden of verstrekken als deze naar zijn mening nodig zijn voor het thuis goed kunnen uitvoeren van de functie. Ook een internetabonnement valt hieronder.
Let op! Bij een abonnement met meerdere voorzieningen, zoals voor tv, moet de werkgever nagaan bij de provider welk deel van de kosten aan het internetabonnement zijn toe te rekenen. Alleen dit deel kan hij namelijk onbelast vergoeden.
Noodzakelijk?
Bij personeel dat verplicht thuis moet werken, zal in de regel weinig discussie bestaan over de noodzakelijkheid van een laptop en dergelijke. Niet-noodzakelijke hulpmiddelen zijn bovendien ook vrijgesteld als de werknemer deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt.
Tip: ter beschikking stellen betekent dat een werknemer de voorziening weer inlevert bij bijvoorbeeld einde dienstverband of als de werknemer de voorziening niet meer nodig heeft voor zijn werkzaamheden. Leg deze afspraken met een werknemer goed vast.
Niet vrijgesteld, dan in vrije ruimte
Vergoedt de werkgever iets of stelt hij iets ter beschikking wat niet noodzakelijk is, dan is dit in beginsel belast bij de werknemer. Maar hij kan dit ook onderbrengen in de werkkostenregeling, zodat het onbelast blijft. Alleen als hij dit jaar over de vrije ruimte heen schiet, betaalt hij als werkgever 80% eindheffing.
Einde crisis, en dan?
Als werknemers na de coronacrisis niet meer thuis hoeven te werken, moeten ze ter beschikking gestelde pc’s en dergelijke weer aan de werkgever teruggeven of in privé overnemen en hier een redelijke vergoeding voor betalen.
Thuiswerkvergoeding € 2 per dag
Er is vanaf dit jaar een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling voor de thuiswerkvergoeding. Je mag een bedrag van € 2 per dag belastingvrij aan thuiswerkers vergoeden. Wil je meer dan € 2 per dag aan je werknemer vergoeden, dan breng je het meerdere onder in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Let er wel op dat vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij zijn voor zover ze binnen de zogenaamde vrije ruimte vallen. Deze bedraagt in 2022 1,7% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Ben je in 2022 meer kwijt aan vergoedingen en verstrekkingen, dan betaal je als werkgever 80% belasting over het meerdere.