Voor 1 maart vindt de afrekening van de werkkostenregeling (WKR) voor 2018 plaats. Weet jij welke vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vallen? En weet je tot welk bedrag je mag gaan? En wat er gebeurt als je het maximale bedrag overschrijdt? Je vindt de antwoorden en meer in deze praktische advieswijzer.
De regels op een rij
Uitgangspunt in de WKR is dat alles wat je aan de werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. Je vergoedt dan de kosten die jouw werknemer voorschiet voor zaken die:
tot het vermogen van het bedrijf horen (de werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor),
specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (de werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en je vergoedt deze kosten).
Ook verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan een afgeschreven computer of bureau. Dit geldt ook voor producten uit je eigen bedrijf, mits de werknemer hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs inclusief btw betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.
Vrije ruimte
Binnen de WKR mag je maximaal 1,2% belastingvrij van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor werknemers. Dit wordt de 'vrije ruimte' genoemd. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die jij draagt en dus niet jouw werknemers.
Tip: over het bedrag dat aan de eindheffing van 80% is onderworpen, hoef je geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen en evenmin een werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen en personeelskortingen tot 20% (met een maximum van € 500 per werknemer per jaar) vallen onder de gerichte vrijstellingen.
Tip: een gerichte vrijstelling betekent dat zowel een vergoeding, verstrekking als terbeschikkingstelling onbelast kan. Is er sprake van een waarde lager dan nihil (de werknemer betaalt een bijdrage van meer dan de fiscale waarde), dan moet voor de WKR de waarde toch op nul gesteld worden.
Keuzemogelijkheid
In beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij elk van de werknemers als loon bij hem of haar belast. Je houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en je betaalt zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen als je kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kan je de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer je de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij jou plaats. Je moet deze keuze wel maken voordat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan de werknemer en je kunt niet meer op je keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.
Tip: de Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar vanuit dat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling hebt aangewezen in de vrije ruimte als je deze niet regulier verloont bij de werknemers. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen in stand als de aanwijzing uitdrukkelijk blijkt uit de administratie. Deze verwerking is vormvrij en kan plaatsvinden in de financiële administratie maar ook bijvoorbeeld in een apart Excelbestand.
Tip: de keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Als je je werknemer een km-vergoeding van € 0,29 geeft, kan je onbelast maar € 0,19 p/km geven. Je geeft dan dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kan je bijvoorbeeld € 0,05 p/km aanwijzen in de vrije ruimte, de andere € 0,05 p/km wordt dan tot het werknemersloon gerekend.
Let op! Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Die kan je dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak, de dienstwoning en boetes altijd tot het loon van de werknemer.
Gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je onder kunt brengen in de WKR. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Overigens mag je voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.
Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, maar het moet ook gebruikelijk zijn dat je werknemer deze belastingvrij van jou krijgt en dat je de belasting via eindheffing voor jouw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van werknemers voor jouw rekening te nemen.
Tip: vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd.
Een nieuwe eis met ingang van 2018 is dat wat er in de vrije ruimte valt of als eindheffingsloon telt, redelijk moet zijn. Zo vindt de Belastingdienst het bijvoorbeeld niet redelijk dat de vergoeding van stagiaires in de vrije ruimte/eindheffing terecht komt.
Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen
Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.
Let op! De 'werkplek' is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de Arbowetgeving van toepassing is. De werkplek in de eigen woning van een van de werknemers is uitgezonderd.
Noodzakelijkheidscriterium
Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt onder het noodzakelijkheidscriterium een gerichte vrijstelling. Met het noodzakelijkheidscriterium is een vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling gericht vrijgesteld als deze noodzakelijk is voor het werk.
Tip: onder het noodzakelijkheidscriterium kan je een mobiele telefoon, computer of tablet onbelast vergoeden als de werknemer deze zaken nodig heeft om zijn werk te doen. Je hoeft dan ook geen rekening meer te houden met een privévoordeel van de werknemer.
Gerichte vrijstelling voor werkplekgerelateerde voorzieningen
Ook voor geheel of gedeeltelijk op de werkplek te gebruiken arbovoorzieningen en hulpmiddelen geldt een gerichte vrijstelling.
Let op! Voor hulpmiddelen die niet onder een van de andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt als extra eis dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.
Normbedragen
Er is een aantal normbedragen voor loon in natura. Je kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een werknemer die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (2019: € 5,55 per dag), maaltijden op de werkplek (2019: € 3,35) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).
Concernregeling
De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).
Vaste kostenvergoeding
Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. Je mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar kan je daarbij gebruik maken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag je alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als je de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en je dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.
Jaarlijkse afrekening
Bij overschrijding van de vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom) vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2018 worden afgedragen bij de aangifte januari 2019, welke uiterlijk eind februari 2019 moet worden ingediend en afgedragen.
Let op! Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet gewacht worden met afrekenen tot de aangifte van januari, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.
Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit je administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gewaardeerd worden op de inkoopfactuur (inclusief btw). Vaak zal de administratie exclusief btw geboekt worden. Vergeet dan niet de btw voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog bij te boeken.
Tip: over het toevoegen van de btw kan je in het kader van de WKR met de Belastingdienst de afspraak maken dat je een gemiddelde btw-druk over de verschillende posten in de vrije ruimte in aanmerking neemt. Let op: per 2019 is het lage btw-tarief verhoogd van 6% naar 9%. Ga na of dit gevolgen heeft voor het door jou toegepaste gemiddelde tarief en pas dit aan waar nodig.
Stel nu dat je geen factuur hebt? In dat geval moet je uitgaan van de waarde in het economische verkeer. Verstrek je producten uit je eigen bedrijf aan de werknemer, dan moet je uitgaan van de consumentenprijs.
Het totale bedrag in de administratie aan vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen die je hebt aangewezen in de WKR moet je koppelen aan het fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat) in de loonadministratie. Op die manier kan je, maar ook de Belastingdienst, toetsen of je binnen de vrije ruimte blijft.
Tot slot
De WKR is voor veel werkgevers in het mkb nog lastig werkbaar. Op 1 februari 2019 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat het de bedoeling is per 2020 de WKR aan te passen. Er zal een gerichte vrijstelling komen voor verklaringen omtrent gedrag. Bovendien wordt de vrije ruimte over de eerste € 400.000 1,7% in plaats van 1,2%. Wij houden je uiteraard op de hoogte.
Heb je vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels voor je onderneming? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag!